Thông cáo báo chí cần nêu thông tin mới, trả lời ai, việc gì, khi nào, ở đâu và vì sao liên quan tới người đọc. Số liệu, phát ngôn và tư liệu phải có nguồn cùng sự cho phép công bố. Một bản hoàn chỉnh giúp bên tiếp nhận kiểm tra thông tin; việc gửi không bảo đảm được đăng.
Xác định thông tin mới và người đọc
Xác định điều mới cụ thể như ra mắt sản phẩm, thay đổi hoạt động hoặc công bố một thông tin đã được xác nhận. Ghi đối tượng quan tâm và ý nghĩa với họ. Nếu chưa có điểm mới, cần xem lại mục tiêu thay vì chỉ thêm lời ca ngợi vào bài quảng cáo.
Ví dụ minh họa: doanh nghiệp ra mắt một mẫu bàn với kích thước và cách sử dụng đã chốt. Phần tin là sản phẩm nào, có từ thời điểm nào và người dùng cần biết gì; không tự gắn danh hiệu tốt nhất hoặc dẫn đầu khi chưa có căn cứ.
Tiêu đề và đoạn mở đầu trả lời câu hỏi chính
Tiêu đề mô tả sự kiện và chủ thể rõ. Đoạn mở đầu đặt thông tin quan trọng nhất lên trước, tránh bắt người đọc qua nhiều đoạn giới thiệu doanh nghiệp mới biết tin. Ngày và địa điểm phải khớp thông báo thực tế.
Mẫu mở đầu để tự điền: “[Địa điểm], [ngày] — [Tên doanh nghiệp] công bố [sự kiện/sản phẩm] dành cho [nhóm người dùng], với [đặc điểm có căn cứ]. [Thời điểm/kênh áp dụng] đã được [đầu mối] xác nhận.” Chỉ điền phần có nguồn, bỏ chi tiết chưa chốt.
Thân bài, số liệu và phát ngôn có xác nhận
| Phần thân bài | Nội dung cần có | Nguồn / người xác nhận |
|---|---|---|
| Thông tin sản phẩm | Tên, thông số, điều kiện và nơi sử dụng | Tài liệu sản phẩm hiện hành |
| Bối cảnh | Nhu cầu hoặc lý do ra mắt | Dữ liệu hoặc nhận định được phân biệt rõ |
| Số liệu | Con số, kỳ, cách đo và giới hạn | Chủ dữ liệu, tài liệu gốc |
| Phát ngôn | Lời đã duyệt, tên và chức vụ | Người phát ngôn có quyền |
| Thông tin tiếp theo | Thời điểm, liên hệ, tư liệu bổ sung | Đầu mối chịu trách nhiệm |
Mẫu phát ngôn: “[Lời nói đã được xác nhận],” [họ tên, chức vụ] cho biết. Đây là khung điền, không phải lời nói thật của một cá nhân. Không đặt câu vào miệng người phát ngôn rồi coi việc họ chưa trả lời là đồng ý.
Thông tin doanh nghiệp, liên hệ và tư liệu
Cuối bản, giới thiệu ngắn doanh nghiệp theo thông tin có thể kiểm tra, ghi người liên hệ, vai trò, kênh liên hệ công việc và tư liệu đính kèm. Bên nhận cần biết hỏi ai khi cần xác minh hoặc xin ảnh phù hợp.
Danh mục tư liệu nên có tên file, mô tả, nguồn, ngày, người xuất hiện và quyền sử dụng. Không gửi ảnh khách hàng, logo đối tác hoặc chứng nhận khi chưa rõ quyền công bố. Dùng liên kết hoặc file được tổ chức rõ để tránh bên nhận lấy nhầm phiên bản.
Checklist kiểm tra và duyệt trước khi gửi
Checklist trước gửi: điểm tin đã chốt; tiêu đề và mở đầu khớp; số liệu có nguồn; phát ngôn được duyệt; chức vụ đúng; ảnh và quyền dùng rõ; liên hệ hoạt động; bản cuối có ngày và người duyệt. Đọc lại dưới góc nhìn người chưa biết doanh nghiệp.
Sau khi gửi theo phạm vi được ủy quyền, ghi nơi đã gửi, phiên bản và các câu hỏi cần xử lý. Nếu thông tin thay đổi, phối hợp đầu mối để sửa nguồn và thông báo đúng bên liên quan. Không coi thông cáo như cam kết bài sẽ được đăng nguyên văn hoặc được đăng ở mọi kênh.
Câu hỏi thường gặp
Thông cáo có thể viết như bài quảng cáo không?
Nên ưu tiên thông tin mới và dữ kiện có thể kiểm tra. Các lời ca ngợi không có nguồn làm bên nhận khó xác minh; nội dung bán hàng có thể được chuẩn bị riêng theo mục đích.
Ai cần xác nhận số liệu và phát ngôn?
Chủ dữ liệu xác nhận số liệu; người phát ngôn xác nhận lời và cách công bố; đầu mối có thẩm quyền duyệt bản cuối. Lưu nguồn và trạng thái duyệt.
Gửi thông cáo có bảo đảm được đăng không?
Không. Bên tiếp nhận quyết định theo nhu cầu và quy trình của họ. Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chính xác, tư liệu rõ và đầu mối trả lời, không hứa kết quả ngoài quyền kiểm soát.
